سیما رحمتی نژاد: بررسی تاثیرنظام پیشنهادات در مدیریت مشارکتی و افزایش بهره وری نیروی انسانی
یکی از مهمترین شیوه های مدیریتی که می تواند در دستیابی به افزایش بهره وری نیروی انسانی مورد استفاده قرار گیرد، مدیریت مشارکتی است. از دهه ۱۹۵۰ میلادی در مراکز مهم صنعتی دنیا روش مدیریتی بنام ” مدیریت مشارکتی ” مطرح شده است که نتیجه بهبود و توسعه روشهای مدیریت علمی و مکتب روابط انسانی می باشد. امروزه بسیاری از صاحبنظران و اندیشمندان جهان بر این عقیده هستند که مدیریت مشارکتی یکی از روشهای نوین، کارساز و نجات بخش در موسسات، سازمانها و تشکیلات گوناگون دنیای ما می باشد.
سیستم پیشنهادات یا نظام ارائه پیشنهاد (suggestion system) یکی از روشهای مدیریت مشارکتی است که به عنوان یک تکنیک کارا و موثر در افزایش بهره وری نیروی انسانی در کشورهای مختلف دنیا مورد استفاده قرار گرفته و عوائد مادی و غیر مادی حاصل از آن بسیار چشمگیر و قابل توجه می باشد. حال این پرسش مطرح است که مدیران سازمانهای کشور تا چه اندازه توانسته اند با استفاده از این تکنیک مدیریتی به شکوفایی استعدادها و قوه ابتکار و خلاقیت نیروی انسانی و افزایش بهره وری سازمانها کمک نمایند؟ چه عواملی بر موفقیت نظام پیشنهادات موثرند؟ موانع اجرای آن چیست؟ و چرا برخی از مدیران از اجرای آن امتناع می ورزند؟
پژوهش حاضر تلاشی در جهت یافتن پاسخ های مناسب برای سوالات فوق و تبیین جایگاه نظام پیشنهادات در سازمانهای ایرانی است.
نظام پیشنهادات در ایران
در سال ۱۳۶۷ پس از مدتها مطالعه و بررسی و دقت در انواع روشهای مشارکت، و با توجه به جنبه های عملی، هریک از این سیستم ها و تناسب و تطابق آنها با روحیه، اخلاق، فرهنگ، آداب و رسوم، سطح آموزش کارکنان و سایر عوامل موجود در ایران، سرانجام توسط تعدادی از کارشناسان سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران برای کشورها سیستم مشارکت از طریق ارائه پیشنهادها برگزیده شد. پس نظام پیشنهادات در چهار شرکت صنعتی و تولیدی از مجموعه سنگین کشور به صورت آزمایشی به اجرا گذاشته شد، تا هم میزان کاربرد و اثرگذاری آن مشخص شود و هم گروه کارشناسان نظام با بررسی نقش و تاثیر آن در محیط های کاری ایران و با توجه به نتایج آماری بدست آمده و با توجه به مشکلات و مسائل پیش بینی نشده که ممکن است در عمل و اجرا رخ نماید، در مجموع بازخوردهای لازم را بدست آورده، در صورت لزوم به اصلاح و تکمیل مجدد طرح بپردازند. این چهار شرکت عبارتند از: شرکت رادیاتور ایران، شرکت نورد و تولید قطعات فولادی، شرکت آکام فلز و شرکت سولیران.
موفقیتهایی که از اجرای طرح در شرکتهای مزبور بدست آمد و انتشار اخبار آن در میان دست اندرکاران سایر سازمانها، موجب شد که علاقه و اشتیاق به اجرای این نظام در سطح سازمانهای متعدد گسترش یابد، که تا کنون این طرح در بیش از ۸۰ سازمان دولتی و غیر دولتی به اجرا درآمده است، که برخی از آنها به موفقیت های چشمگیری دست یافته اند و در بعضی سازمانها نیز به دلائل مختلف به تعطیلی کشیده شده است .
مراحل استقرار و اجرای نظام پیشنهادات
نظام پیشنهادات ، نظامی است که از مرحله دریافت پیشنهاد آغاز شده ، پس از گذراندن مراحل ارزیابی و بررسی در کمیته های اصلی یا فرعی به مرحله اجرا می رسد و در پایان با دادن پاداش و تقدیر از کارکنان خاتمه می یابد . این سیستم در هر سازمانی دارای یک آیین نامه خاص اجرایی است که توسط مجریان نظام مورد بررسی قرار می گیرد . نظام پیشنهادات یک مشکل خاص و ثابت ندارد که بتوان آن را در تمامی سازمانها به صورتی واحد بکار گرفت ، بلکه هر سازمان با توجه به اهداف ، شرایط و امکانات موجود باید پس از انجام مطالعه کارشناسانه در ابعاد مختلف سازمان یک نظامنامه مناسب جهت اجرا ، تداوم و پویایی سیستم تدوین نماید . با وجود این نباید از نظر دور داشت که تمامی سیستمهای پیشنهادات اجرا شده در سازمانهای مختلف دنیا از یک چارچوب کلی پیروی می نمایند . مطالعات نشان می دهد که اجرا و استقرار نظام پیشنهادات در یک سازمان نیازمند طی چهار مرحله اساسی و کلی به شرح زیر می باشد :
- فراهم آوردن مقدمات اجرای نظام پیشنهادات
- نحوه ارائه پیشنهاد (کتبی و شفاهی یا بصورت فردی و گروهی می باشد )
- ارزیابی پیشنهادات (الف – ارزیابی پیشنهادهای قابل محاسبه مادی مانند تقلیل ضایعات و صرفه جویی در وقت و انرژی و … ب – ارزیابی پیشنهادهای غیر قابل محاسبه مادی مانند بهبود شرایط ایمنی ، اصلاح فرمهای اداری و …)
- جوایز و پاداشهای متعلق به پیشنهادها ( این پاداشها عبارتند از : اعطای پاداشهای نقدی ، تقدیرنامه کتبی ، انتصاب به مشاغل بالاتر ، اعطای گروه تشویقی ، اولویت در برخورداری از تسهیلات رفاهی و اعتباری و …)
عوامل موثر بر موفقیت نظام پیشنهادات در سازمانهای کشور
- باور و اعتقاد کارکنان و مدیران به کار آیی نظام پیشنهادات
- تبلیغات در سازمان
- آموزش کارکنان و مدیران در مورد ابعاد مختلف نظام پیشنهادات
- عمل به وعده های داده شده از سوی مسوولین مجری طرح
- اعطای پاداشهای مناسب به پیشنهادات مصوب
- ثبات مدیریت
- تنوع پاداشها
- فراهم آوردن موجبات اجرای پیشنهاد
- سرعت و دقت در ارزیابی پیشنهادات
- تشکیل جلسات رفع مشکلات نظام در مقاطع زمانی مختلف
موانع اجرای نظام پیشنهادات در سازمانهای کشور
- عدم حمایت مدیران مالی سازمان
- عدم آگاهی مدیران و کارکنان از نظام پیشنهادات
- نبودن فرهنگ مشارکت در سازمانها و جامعه
- ضعف در ایجاد زمینه مناسب و آموزش فنون خلاقیت از سوی سازمانها
- فقدان انگیزه مشارکت در کارکنان و مدیران
- مناسب نبودن پاداشهای ارائه شده به پیشنهادات
- ضعف در آیین نامه اجرایی
- نبودن سازمان و تشکیلات مناسب جهت اجرای نظام پیشنهادات
- فقدان اعتماد به نفس و ترس از مورد تمسخر قرار گرفتن
- عمل نکردن به وعده های داده شده از سوی مسئولین
- عدم ثبات مدیریت عالی
- روحیه خودکامگی و خودمحوری مدیریت
نتایج مثبت نظام پیشنهادات
- شکوفایی استعدادها و افزایش خلاقیت
- صرفه جویی در مواد ، هزینه ، زمان ، تقلیل ضایعات و افزایش بهره وری
- افزایش همکاری و همیاری کارکنان
- افزایش کمی و کیفی محصول
- احساس هویت و شخصیت کارکنان و تقویت اعتماد به نفس آنان
- ایجاد پویایی و بالندگی در سازمان
- بهبود و تسهیل گردش عملیات و اصلاح روشها
- ایجاد انگیزه در افراد
- افزایش وفاداری و حس تعلق کارکنان به سازمانپ
- اشاعه فرهنگ مشارکت
- تسهیل ارتباطات در سازمان
- افزایش ایمنی در کار
- افزایش مسئولیت پذیری کارکنان
- افزایش آگاهی کارکنان
- افزایش توان رقابت
نتیجه گیری
در این مقاله سعی بر این بود تا علاوه بر کمک به گسترش فرهنگ مشارکت در سطح سازمانهای کشور ، از طریق انتشار نتایج حاصل از این تحقیق ، عوامل موثر بر موفقیت نظام پیشنهادات موانع اجرای نظام پیشنهادات ، دلایل امتناع برخی مدیران از بکارگیری نظام پیشنهادات و اثرات مثبت ناشی از اجرای این سیستم در کشورهای مختلف ، به ویژه سازمانهای ایران را مورد اشاره قرار دهیم . امید می رود با گسترش فرهنگ مشارکت در تمام سطوح ، راه پیشرفت ترقی و توسعه کشور هموار شده ، بتوانیم با گام نهادن در این مسیر به اهداف متعالی توسعه همه جانبه و پایدار دست یابیم .
منابع
- ماساکی ایما ، کایزن ، ترجمه محمدحسین سلیمی، تهران ،۱۳۷۲
- ادوارد زدمینگ ، خروج از بحران ، ترجمه نوروز ارداری ، موسسه رسا ، تهران ، ۱۳۷۵
- محمدعلی طوسی ، مشارکت ، آشنایی با نظام مشارکت ، تهران ، ۱۳۷۵
- مجتبی کاشانی ، آشنایی با مدیریت مشارکتی
- داود فیض ، مدیریت مشارکتی و نظام پیشنهادات
تدوین از : سیما رحمتی نژاد، کارشناس فرابری داده ها، بیمارستان فیاض بخش، دانشجوی دکترا جامعه شناسی اقتصادی و توسعه
با سلام خدمت همکار محترم ، مقاله حضرتعالی خیلی ساده ، روان و در عین حال کاملا تخصصی می باشد که فوائد نظام پیشنهادات را تبیین کرده بودید ولی چیزی که حائز اهمیت می باشد این است اکثر نفراتی که در مشاغل مدیریتی سازمان مشغول به کار می باشند اعتقادی به این نظام پیشنهادات ندارند و این منجر می شود که خیلی از خلاقیتهای همکاران د ر نطفه خفه شود . دوباره از درج مقاله ارزشمندتان تشکر می کنم . با سپاس ، در پایان از جناب آقای حیدری که از بزرگان و اندیشمندان این سازمان به حساب می آیند و دارای شخصیتی کاریزماتیک می باشند خواهش می کنم که تدابیری اتخاذ نمایند که این نظام پیشنهادات در سازمان به طور عملی و واقعی اجرا شود تا فرصت استفاده از پتانسیل همکاران فراهم شود .
با سلام اینجانب نرم افزاری در اکسل تهیه کردم مبنی بر قوانین نظام پیشنهادات که می توان با وارد کردن پیشنهادات هم انها را پیگیری کرد هم آمار های مورد نظر را بدست آورد ولی به همان علتی که در بالا ذکر شد مورد توجه در سیستم واقع نشد به همین جهت من هم از ارایه آن به سازمان منصرف شدم
خیلی دلم می خواست که سازمان به طرفی حرکت کند که در زممان انتصاب یک مدیر چالشهای ان عرصه و استراتزی سازمان را برایش تعریف می کرد و از وی می خواست که از ننقطه معینی شروع کند و در زمان معین به نقطه تعریف شده برسد، سپس در پایان دوره با ارزیابی شاخصها درصد موفقیت مدیر را ارزیابی می کرد و آن را در پرونده عملکرد مدیر قرار می داد و نمرات حاصله را در یک سیستم شاخص سنجی مدیران به یک کارنامه برای شرایط انتصاب در رده های مدیریتی قرار می داد تا شاهد رشد مدیران یک شبه که سازمان را عرصه تاخت و تتاز خود برای کسب مهارت کنند نباشیم.