نظام پیشنهادات ابزاری جهت مدیریت مشارکتی

در عصر کنونی یکی از مشکلاتی که موسسات و سازمانها به آن گریبانگیر هستند مشکل کارکنان و ناتوانایی سازمانها در استفاده مناسب از توان بالقوه کارکنان خاصه در سطوح کارشناسی و تخصصی است. این امر سبب کاهش بهره وری سازمانها […]

در عصر کنونی یکی از مشکلاتی که موسسات و سازمانها به آن گریبانگیر هستند مشکل کارکنان و ناتوانایی سازمانها در استفاده مناسب از توان بالقوه کارکنان خاصه در سطوح کارشناسی و تخصصی است. این امر سبب کاهش بهره وری سازمانها و ناتوانی در رقابت در عرصه های ملی و بین المللی گردیده است. شناخته ترین و معمول ترین راه برای بر طرف ساختن این مشکل استفاده از شیوه مدیریت مشارکتی است. به استناد بسیاری از گزارشها، موفقیت در به کارگیری مناسب این سبک مدیریت بوده است که به توسعه ظرفیت فردی کارکنان و ایجاد روحیه خودباوری، مسئولیت پذیری و تعهد در آنان منجر می گردد. متداولترین ابزار دستیابی به مشارکت عبارت است از نظام پیشنهادات که عاملی مؤثر در تغییر شرایط کار و ایجاد زمینه مناسب برای مشارکت کارکنان است. دراین مقاله اهمیت وتاثیر نظام پیشنهادات درقالب یکی ازابزارهای مدیریت مشارکتی بیان میگردد . مفهوم مدیریت مشارکتی ومبانی آن ، سابقه وتاریخچه نظام پیشنهادات ، اهداف نظام پیشنهادات فلسفه وجودی آن وهمچنین شاخصهای یک نظام پیشنهادات موفق تشکیل دهنده رئوس مطالب دراین مقاله می باشد.

مقدمه

چنانچه مدیریت مشارکتی را راهکاری جامع جهت جلب مشارکت فردی وگروهی کارکنان برای بهبود مستمر وحل معضلات ومشکلات سازمانی درتمامی مسائل تعریف نماییم وبراین عقیده باشیم که مدیریت مشارکتی یک ارتباط همیشگی و دوطرفه و نزدیک بین مدیریت عالی وکارکنان است، می شودعنوان کردکه مدیریت مشارکتی درواقع مشارکت افراد مناسب برای انجام کاری مناسب ودرزمانی مناسب است .براساس این تعریف درمسائل واموراتی که مرتبط باخود کارکنان میباشد مشارکت کارکنان بصورت ارادی وداوطلبانه از روی آگاهی خواهد بود که این درگیری باعث میشود شخص جهت تحقق اهداف گروه تشویق گردد .وبه محقق شدن اهداف گروه کمک نماید ودر پیامدهای آن نیز سهیم گردد . مدیریت مشارکتی درپی رسیدن به دوهدف میباشد اول ارج گذاشتن به ارزشهای انسانی وکمک گرفتن ارافرادی که به نوعی باسازمان درارتباط هستند ودوم رسیدن به اهداف تعیین وتعریف شده سازمان .

اهداف مدیریت مشارکتی دربه کارگیری نظام پیشنهادات شامل موارد زیر می باشد که عبارتنداز :

الف : اگر سازمان را به مثابه ماشینی بزرگ درنظر بگیریم فرد به عنوان جزئی از یک ماشین بزرگ نیست بلکه انسانی دارای تفکر هوش ودارای تجربه های گرانبها میباشد که اگر شرایط مناسب ومساعد باشد میتواند شرایط را به نفع سازمان وخودش تغییر دهد.

ب : همیشه ممکن است کارها درسازمان به بهترین شکل انجام نشود در بهبودمستمر می توان امورات رابه کمک افراد اصلاح وبهبود داد .

پ : وقتی کارهای جزئی ومسائل ریز توسط کارکنان رسیدگی شود ، مدیریت می تواند به کارهای اساسی بپردازد .

بهبود روابط انسانی بین مدیریت وکارکنان خلاقیت ونوع آوری ، کاهش هزینه های تولید کالا وارائه خدمات ، افزایش انگیزش کارکنان ، اصلاح گردش کار ،تقویت احساس تعلق سازمانی ، افزایش رضایت ارباب رجوع از پیامدهای اجراء مدیریت مشارکتی ونظام پیشنهادات میباشد .

جهت دست یافتن به این مزایا میبایست سازمان به دنبال افراد مشارکت جو که ازسلامت روانی و اداری وتوانایی ایجاد اندیشه های جدید ،استقلال رای و قدرت داوری  ومسئولیت پذیری باشند تلاش نماید . که معمولا این افراد درسازمانهایی که درآنجا احترام به افراد دراولویت قراردارد ورقابت درآنها وجود دارد یافت میشود وپس مدیریت مشارکتی درواقع فراهم آوردن فضا یی است که کلیه کارکنان وحتی مشتریان در روند حل مسائل ومشکلات سازمان بامدیریت همکاری ومشارکت می نمایند .درواقع این نوع مدیریت از ایده ها ، پیشنهادات ، خلاقیتها وتوان علمی وفنی کارکنان درحل مسائل ومشکلات سازمان واصلاح فعالیتها استفاده می نماید .سازمان درجهت سازگارشدن با تغییرات سریع جاری نیازبه تعدیلهای مکرر و بزرگی درنوع کارها ونحوه انجام آنها نیاز دارد .بنابراین باید ابتدا تفکررامتحول کرد تادرعمل این تغییرات ظهور نماید .

مشارکت فکری کارکنان ومشتریان بامدیریت وبهبود مستمر درسازمان با پیاده سازی نظام پیشنهادات قابل اجراء است .روحیه کنجکاوی وکنکاش انسان باعث میشود انسان همه چیز راابتدا مورد سوال قرارداده ودرصدد یافتن پاسخی قابل دفاع برآید وبه این ترتیب به نوآوری دست یابد . ودرسازمان هاتفکر پیرامون اهداف ،امکانات موجود وشناخت ازشکاف ونارسایی ها وهمچنین درک شرایط بیرونی نقطه شروع برای دستیابی به راهکارهای مناسب وموثراست .

اهیت دادن به فکر واندیشه نیروی انسانی واستفاه صحیح از آن عامل مهم رشد وتوسعه کشورها بوده ویکی ازبهترین راههای استفاده ازفکر بشر اجرای نظام پیشنهادات است امروز دراغلب کشورهای پیشرفته ودربیشتر سازمانها اجراء شده وهمه مردم درحال فکرکردن وپیشنهاد دادن میباشند وکشوروسایرمردم به طورقابل  توجیهی از آن بهره مند میباشند .نظام پذیرش وبررسی پیشنهادات به عنوان یک ابزار اجرایی مدیریت مشارکتی است دراین نظام کلیه افراد سازمان درباره روشها وحل مسائل سازمانی وارتقاء بهره وری فعالانه اندیشه کرده وحاصل آن را درقالب طرحها وپیشنهادات به سازمان ارائه می نماید.

سابقه نظام پیشنهادات

مشارکت ریشه در مسائل عمومی وافکار مذهبی دارد ومفهومی تاریخی است مشارکت دراسلام به زمان حیات حضرت رسول اکرم (ص ) برمیگردد ودراسلام تحت عنوان شورا مورد توجه قرارگرفته است ، قرآن مجید مردم را تکلیف می نماید که دراموری که نیاز به تصمیم گیری دارد بایکدیگر مشورت نمایند .مدیریت مشارکتی علی الرغم ریشه تاریخی خودبعداز انقلاب صنعتی بصورت علمی مورد بررسی قرار گرفت .

نظام پذیرش پیشنهادات بعنوان یک تکنیک مدیریتی جهت افزایش سود درایالات متحده مرسوم بوده وبعدازجنگ جهانی دوم ، ژاپنی ها بااین سیستم آشناشدند این نظام ازدهه ۱۹۵۰ درسایر کشورهای جهان پذیرفته ومعمول گردید .همچنین از سال ۱۳۶۰ هجری شمسی درتعدادی ازشرکتهای صنعتی کشور نیز به اجراء گذاشته شد که بانتایج ارزنده آن درسال ۱۳۷۷، دولت جمهوری اسلامی ایران درنشست مورخ ۲۸ /۵/۱۳۷۷ شورای عالی اداری تصویب کرد که نظام پذیرش وبررسی پیشنهادات درکلیه وزارت خانه ها وموسسات وبانکها وکلیه دستگاهها استقرار یابد .

فلسفه استفاده از نظام پیشنهادات

ارج نهادن به توانایی های انسان وفضائل انسانی او درمحیط کار وحل مشکلات همچنین افزایش حس تعلق سازمانی وهمسو نمودن اهداف سازمان بااهداف کارکنان وگسترش فرهنگ مشارکت وهمکاری جمعی درحل مشکلات وبهبود روابط کاری ورفتارسازمانی درواقع فلسفه استفاده از این نظام میباشد .

ویژگیهای نظام پیشنهادات موفق

اگر زمینه حضور مشارکت فعال تمامی پرسنل سازمان درارائه پیشنهادات فراهم گردد ،نظام پیشنهادات آن سازمان موفق خواهد بود واگر نظام پیشنهادات دارای ویژگیهای به شرح ذیل باشد می تواند یک نظام موفق باشد

الف : کاهش بروکراسی وسهولت ارائه پیشنهادات

ب : هم راستا بودن پیشنهادات بااهداف ، وظایف ، اختیارات

پ : صرفه جویی درهزینه ها ، بهبود کیفیت خدمات ویابهبود سیستمها

ت : مناسب بودن آیین نامه های _جذب پیشنهادات – ارزیابی وپرداخت هزینه وپاداش

ث : ارائه مستندات جهت هرپیشنهاد وبصورت شفاف

اهداف نظام پیشنهادات

ایجاد فضای مناسب برای مشارکت کلیه کارکنان درجهت تحقق اهداف سازمانی درواقع هدف اصلی نظام پیشنهادات میباشد وشامل اصول زیر می باشد .

۱-تقویت فرهنگ وحس تعلق سازمانی وایجاد وتوسعه محیط خلاق درسازمان

۲- گسترش تفکر وسطوح یادگیری سازمانی

۳- استفاده وبهره گیری از پیشنهادهای پذیرفته شده درراستای بهبود فعالیتی

۴- شناسایی افراد متفکر وخلاق

۵- مشارکت کارکنان درتصمیم سازی وبرنامه ریزی

۶- بهبود کارسازمان ، افزایش بهره وری وکیفیت ،کاهش هزینه ها

۷- بهبود روابط بین کارکنان وسازمان وایجاد حس تعامل

۸-اشاعه فرهنگ مشارکتی وافزایش انگیزش درکارکنان

۹- اصلاح وبهبود مقررات ،آئین نامه ها ودستورالعملهای کاری

نتیجه گیـری :

بامشارکت دادن کارکنان درامور سازمان وجذب بکارگیری ایده ها وتفکر آنان میتوان نتایج وپیامدهای همه جانبه ای رابرای سازمان فراهم آورد .درنظام مشارکت سازمانی مدیران وکارکنان بایکدیگر به بحث وتبادل نظر می پردازند واین امر به ایجاد محیطی آرام ، دوستانه وبا اعتماد واطمینان مقابل منجر می گردد .کارکنان خودرادرسود وزیان سازمان شریک می دانند ومدیران نیز برای حل مسائل سازمانی خود باانبوه کثیری ازپیشنهادات کارکنان مواجه می گردند که جهت حل مشکلات از آنها استفاده می نمایند . امانکته مهم دراینست که شیوه های مشارکتی باید باتوجه به موانع ودشواریهای فراروی مدیران درسازمان ها باشد تابتواند به مدیران کمک نماید ضمن اینکه باید زمینه های لازم اقتصادی ، فرهنگی ، سیاسی وساختاری و… رانیز برای اجرای موفقیت این نظام فراهم کرد وتا با عدم اجرای راهکارها مواجه نگردد .

منابع و ماخذ :

۱- مقاله مدیریت مشارکتی مفاهیم ، روشها وراهکارهای نو   نوشته نیلی آرام ملی برگرفته ازکتاب تحول اداری دوره ششم شماره ۲۲

۲- ارتقاء وحفظ کرامات مردم درنظام اداری ، سازمان مدیریت وبرنامه ریزی ۱۳۸۳

۳-مدیریت مشارکتی ، صادقی فر ، ناصر ، مرکز آموزش وتحقیقات ۱۳۸۲

۴- مدیریت مشارکتی راهبرد موثر دراداره امور سازمان ، والای شریف ، حمید ، ۱۳۸۴

مهــدی ایـزدی زاده
رئیـس شعبه آق قلا
استان گلستان

درباره admin